Planejamento

Todo evento deve ser muito bem planejado. O planejamento equilibrado do evento é obviamente uma das principais chaves para o seu sucesso. Faz ganhar tempo, diminuir o esforço e permitir a compreensão por parte de todos os envolvidos.

É a antecipação lógica e organizada das ações do futuro.

É importante que as etapas de preparação do evento sejam cumpridas de forma meticulosa. Detalhes fazem a diferença entre, por exemplo, um simples encontro e uma reunião mais refinada.

Planejamento adequado exige a comunhão de vários fatores. Um bom planejamento de eventos deve conter planilhas com datas, horários, locais e todas as etapas pelas quais iremos passar, ou seja, um cronograma de atividades - nem sempre para serem cumpridos a risca, mas que sirva para nos orientar em relação a prazos, responsabilidades e custos/preços.

Segue abaixo os elementos básicos que deve conter o planejamento de um evento desde a sua concepção até a contratação de seus respectivos serviços:

·         Conceito                                                        

·         Objetivo

·         Público

·         Local                                                  

·         Data e hora

·         Convite

·         Lista de Convidados

·         Confirmação de Presença

·         Manobrista e/ou Estacionamento

·         Recepcionistas

·         Seguranças                                                             

·         Som

·         Luz

·         Decoração/Cenografia                                                 

·         Comida

·         Bebida

·         Brindes

·         Equipamentos Diversos

·         Suporte

·         Atração

Evento não é aventura e também é cultura, por isso seja detalhista para garantir a qualidade desejada e evitar que algo seja esquecido.

Fonte:Evento é assim mesmo!
Autor:Sergio Zobaram –Editora Senac.